O que te está a impedir de ser (ou contratar) um assistente virtual (AV)?
Confesso uma coisa….
Antes de conhecer a realidade da Assistência Virtual em Portugal, também eu própria tinha alguns destes “preconceitos”.
E provavelmente também tu já acreditaste, em alguma altura, em alguns deles. E muito provavelmente outros ainda acreditam: o que é perfeitamente normal.
Alguns destes mitos são construídos pelas nossas ideias, outros pelos media, outras por informações incompletas… e só quem mergulha de cabeça na Assistência Virtual, quer a realidade nacional quer a internacional, acaba por as desconstruir.
- Assistente Virtual é uma profissão séria? Pensava que eram robots.
Sim é uma profissão, e bem real.
De virtual só mesmo por ser em trabalho remoto e utilizar as ferramentas disponíveis.
O que também causa muita confusão é existirem muitos chatbots de sites e robots de AI (inteligência artificial) que são designados por algumas empresas de Assistentes Virtuais, e até têm nome (ex. Alexa, Cortana, Bixby).
Na verdade estes são equipamentos dotados de Inteligência Artificial, que funcionam através de comandos de voz e realizam tarefas. Por isso poderiam também ser chamados de Assistentes de Inteligência Artificial.
Porque chamá-los, como fazem, de Assistentes Virtuais, Assistentes Pessoais Inteligentes, Assistente Digital, são nomes bonitos.
Mas ainda estão muito longe de fazer o que os profissionais de assistência virtual fazem, e não deverão ser muito mais inteligentes que qualquer assistente pessoal que trabalhe pessoalmente.
Por isso, apesar de sermos e designarmos por trabalhadores independentes (freelancers) que são Assistentes Virtuais, preferimos a designação profissionais ou serviços de Assistência Virtual.
- Não tenho equipamentos para montar um escritório e trabalhar a partir de casa.
Nem é preciso. A única coisa que precisas, para começar, é um computador, e uma ligação à internet.
Claro que para alguns tipos de serviços, podem ser necessários outros dispositivos.
Microfones e headsets para gravação de voz e comunicação, smartphones para captação de fotos e vídeos, gestão de redes sociais como o Instagram, Whatsapp ou Telegram, ou até mesmo para receber chamadas e mensagens de nome de diversos clientes.
Mas nada disso é obrigatório: e até a impressora, quase indispensável num escritório normal, em muitos casos pode ser dispensável.
3. Nunca gostei de secretariado ou tarefas administrativas, nunca poderei ser AV.
Este é talvez um dos maiores preconceitos.
As origens desta profissão não são unânimes, uma vez que várias pessoas são referenciadas como terem dado inicio à profissão. Chris Durst, em 1999 fundou a International Virtual Assistants Association, mas só depois de já estar ligada a estes serviços desde 1995.
Mas já em 1992, Stacey Brice, estaria já a trabalhar como assistente virtual para um cliente – e terá sido ele que a nomeou pela primeira vez a sua “assistente virtual”.
E quando surgiu, na década de 90, ainda longe da realidade deste século, novas tecnologias e marketing digital, provavelmente grande parte das tarefas realizadas à distância eram administrativas, com recurso a computadores simples e telefones.
Hoje em dia, a panóplia de serviços que um AV pode fazer é enorme. É mais fácil perguntar o que um AV não faz, do que os serviços que pode fazer.
Por exemplo, existem AV que se dedicam exclusivamente a trabalhos administrativos e organização de agenda. Mas também aqueles que se dedicam quase exclusivamente a serviços de marketing digital (em todas as suas vertentes), multimédia (edição de fotos, vídeo e áudio para podcasts), escrita (tradução, criação de texto e revisão). E outros são verdadeiros estrategas e gerem vários destes profissionais, como se faria num escritório convencional (Office Manager ou Executive Assistant).
.4. Ser assistente é ser secretária, logo é um emprego para mulheres.
Este mito, quando existe, está diretamente relacionado com o anterior.
Quando se fala em secretariado, geralmente existe logo a conotação ao género feminino.
Esquecem que existem Assistentes Pessoais de grandes personalidades, que são homens. E cada vez mais existem Assistentes Virtuais do género masculino.
5. Preciso de um curso para ser assistente virtual.
Não, não precisas dum curso. Muito menos um diploma ou certificação.
O percurso dum assistente virtual inicia-se com uma tomada de decisão, de querer ser um trabalhador independente e ter o seu próprio projecto. Geralmente são trabalhadores em transição de carreira.
Claro que, quando alguém se inicia na assistência virtual, a primeira coisa a ponderar é quais os conhecimentos, experiência, mais valias que pode trazer para os seus serviços e clientes.
E para isso conta muito o background, quer a nível de formação base, quer em experiências no mercado de trabalho.
Se tens experiência ou formação na área administração e gestão, talvez faça sentido oferecer esses serviços. Já se a tua experiência ou formação provém do marketing, informática, design, multimédia, podes oferecer serviços relacionados com a tua formação base.
E se pretenderes alargar o leque de serviços, então sim faz sentido teres formação complementar para seres um bom profissional.
Se já tomaste a decisão de ser AV, ou se não sabes se esta profissão é para ti, então talvez possa fazer sentido fazer uma formação específica para iniciantes.
Geralmente nesses cursos, são referidos aspectos desde os burocráticos e financeiros (abertura de actividade), como divulgar o negócio, como procurar clientes…. que podem ser mesmo uma ajuda para quem está a começar e se sente perdido.
Exemplos de cursos de iniciação à Assistência Virtual:
6. Não gosto de trabalhar sozinho, não faz sentido ser AV.
Esta é fácil: só trabalhas sozinho quando queres.
O teu cliente é o teu primeiro parceiro: e se quiseres podes estar praticamente sempre em comunicação com eles.
Podes trabalhar em equipa: se fores ou tiveres um colega Assistente Virtual que trabalhe contigo, seja em equipa, seja como Associado, podes estar sempre em contacto com eles, pelas inúmeras plataformas disponíveis e à distância dum clique.
Se preferires, podes integrar um espaço de co-work, seja presencial seja virtual. Aí geralmente tens outros freelancers como tu que, não o sendo, podem tornar-se teus colegas. E quem sabe daí, surgirem contactos proveitosos.
Exemplos de espaços de COWORK virtuais:
7. É impossível concentrar-me e trabalhar a partir de casa.
Impossível não é, mas pode ser difícil. A pandemia trouxe a todos a realidade do trabalho remoto, sobretudo quando associado a crianças pequenas em casa.
Mas a não ser que seja necessário todos voltarmos a esta realidade, terás sempre hipótese de ter momentos de concentração. Como? Basta que te consideres como um trabalhador por conta de outrem (o teu patrão é o teu negócio) e cries regras.
- Com crianças pequenas, ou as colocas na escola, ou pedes a alguém que tome conta. Assim quando estiveres com elas, dedicas-te verdadeiramente a esse tempo.
- Se te distrais com as muitas coisas de tua casa (TV incluída), equaciona sair de casa para uma biblioteca, cowork, café….um espaço onde não tenhas essas distrações habituais e possas te concentrar durante as horas que necessitas.
- Ficando em casa, estipula horários. Horários não só para contacto com clientes e colegas / networking, mas também para o tempo que é dedicado ao teu negócio, e outras tarefas caseiras que possas ter de executar.
- Nas tuas atividades diárias, usa técnicas de produtividade relacionadas com a distração. A técnica de pomodoro, que estipula fazeres intervalos regulares durante as tuas tarefas (ex 5 min por cada 25 min de trabalho), ou a regra dos 45m de trabalho / 15 min descanso, podem ajudar a que o teu tempo seja mais produtivo.
8. Se já é difícil arranjar emprego, não vou conseguir ser contratado para AV.
É uma questão de mindset – e sobretudo, são coisas diferentes.
Quando és assistente virtual, ou trabalhas para um empreendedor ou até mesmo outro assistente virtual como associado, e aí podes estar sujeito a processos de recrutamento mais convencionais, ou então tens de procurar os teus próprios clientes.
Quando te candidatas, tens de demonstrar a mais valia que podes trazer aos teus clientes.
Ao procurar os teus clientes, tem de lhes demonstrar o que estão a perder por não te terem como AV.
Mas essas são dores que vão sendo ultrapassadas, quer com a prática quer com a experiência. E se estiveres integrado numa comunidade ou grupo de AV’s, beneficias de quem te apoie e está a passar, ou já passou, pelo mesmo que tu.
9.Vou ser assistente virtual para ter mais tempo para a família.
Esta é… talvez a pior das meias verdades da Assistência Virtual.
Isto porque, aquilo que muitas vezes é a motivação para fazer esta transição de carreira. O ter mais tempo para ti, para a família, para conviver – acaba por não se concretizar porque o dia continua a não ter mais de 24H.
E não se concretiza quando?
- Não estipulas aos teus clientes horários de trabalho e ou não os cumpres;
- Continuas a aceitar clientes e tarefas, mas não delegas parte do trabalho que já tens.
- Investes tanto tempo no projeto, em formação, em procurar novos clientes, para fazer crescer o teu negócio… Sem te aperceberes, acabas por abdicar de outras actividades que também te dão prazer.
O que tu vais ter garantidamente é mais autonomia. Podes não ter tempo para tudo, mas tens autonomia para decidir e gerir os teus horários, as tarefas que te dedicas e o local onde trabalhas.
Para tudo isto não há respostas nem conselhos fáceis…. damos apenas três.
- Estipula horários, tarefas, objetivos para o teu dia a dia e faz por cumpri-los.
- Não queiras tudo de uma vez, faz um crescimento sustentado, de forma a que dediques quer a clientes quer a crescimento do teu negócio o tempo que definiste para tal.
- Para cresceres, tens de aprender a delegar. Delega num AV especialista, ou num AV teu associado, tudo aquilo que não saibas, não queiras ou perdes muito tempo a fazer.
Estes são apenas alguns dos muitos mitos e questões que surgem por aí….
E as respostas baseiam-se em opiniões pessoais, conhecimentos adquiridos e alguma pesquisa. Mas se de alguma forma ajudarem alguém…
Vale a pena pensar nisso!
Tens mais alguma dúvida (ou conheces algum mito) sobre ser AV?
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