Um assistente virtual é um trabalhador independente que utiliza as ferramentas tecnológicas para oferecer suporte remoto a empresas. Através da Internet, é possível partilhar documentos e arquivos, responder a contactos e mensagens, realizar reuniões e contactos, entre outros. São várias as ferramentas online que tornaram o trabalho remoto uma realidade, dispensando contactos presenciais e papel.

Os Assistentes Virtuais são profissionais polivalentes, que estão habilitados a executar diversas tarefas ou rotinas em vez de desempenharem uma única função na empresa. Muitas vezes estão dedicados a determinado nicho ou tipo de serviços, por isso é também comum que existam AV’s especializados em determinadas áreas de marketing, design ou até mesmo criação web, para os quais também existem freelancer especializados mas que não são Assistentes Virtuais.

Qualquer pessoa pode contratar um Assistente Virtual, existem AV’s que prestam serviços pessoais e a particulares, e existem também grandes empresas que também já procuram AV’s. Mas são especialmente procurados por empreendedores, por pequenas empresas com poucos colaboradores, que precisam de ajuda para tarefas específicas, mas não têm dimensão ou necessidade de ter alguém presencialmente no formato de trabalho tradicional.

Contratar um Assistente Virtual permite a um empreendedor ter oportunidade de se dedicar exclusivamente a fazer crescer o seu negócio, sem a necessidade de para tal, ter de efectuar contratações com vínculo vitalício, obrigatoriedades legais e outras burocracias de contratação.

A economia de tempo, é talvez o mais imediato de compreender: ao delegar tarefas, passa a ter mais tempo para dedicar às tarefas que permitem o negócio crescer, ou mesmo tempo de qualidade para si, para descansar ou conviver. Mas essa não é de todo a única vantagem, e está relacionada com outra que é o aumento de produtividade. Quando delega as tarefas administrativas, burocráticas ou até mesmo de publicidade, a um assistente virtual, investe toda a sua energia naquilo que gosta e precisa fazer no seu negócio.

Por exemplo, ao analisar o seu dia percebe que parte dele é dedicado ao seu negócio, a contactar com clientes, fornecedores e colaboradores, delinear estratégias de gestão e crescimento do negócio, ou mesmo à execução dos produtos ou serviços que presta. Mas a restante parte do dia, é gasta a preparar relatórios administrativos, facturação, pesquisas ou até mesmo comunicar o seu negócio nas redes sociais. Não pode simplesmente ignorar todo o trabalho administrativo, mas deveria investir a sua energia naquilo que fará crescer o negócio! Para isso, pode delegar num profissional especializado em assistência virtual, todas as tarefas administrativas ou acessórias, com a garantia que não serão negligenciadas.

A redução de custos é outra das principais vantagens. Se necessitar contratar um profissional para o auxiliar no seu departamento de vendas, sabe que além do salário base, existem outros custos associados. Por ex. a contratação dum trabalhador com o salário mínimo (665€), além do salário base, tem custos associados a segurança social, fundo de compensação, seguros, … o total anual contabilizado passa a ser cerca de 11868€, o que equivale a 989€ pelos 12 meses de trabalho (e sabe que cerca de 22 dias são férias, não haverá trabalho). Além disso, poderá ainda ter de ter encargos com a alimentação, transportes, equipamentos e espaço (computador, espaço de escritório, consumíveis, etc), o que acresce facilmente mais umas centenas de euros aos custos deste trabalhador. Tem de garantir que este colaborador de vendas, possa auxiliá-lo nas tarefas comerciais, e gaste tempo em tarefas administrativas – ou, se delegar nele a gestão das vendas, passe a ser você, o líder do negócio, que passe a fazer todas as tarefas administrativas.

E outro aspecto: tem de garantir que este trabalhador tem tarefas suficientes para executar durante 8h por dia. E se o seu negócio não tiver projecção ainda para tal? Contrata em part-time, ou arrisca a que este trabalhador passe parte do tempo inactivo ou em tarefas administrativas?

A resposta mais directa será NÃO. Um profissional remoto merece e deve ser bem recompensado, e sendo especialista numa determinada área, até pode ter de pagar mais do que a um colaborador directo. Além de que a responsabilidade de algumas das tarefas que tem a desenvolver, é equivalente à sua: existem regras, tarefas com prazos legais a cumprir, e que influenciam directamente o seu negócio e a responsabilidade desta parceria também deve ser valorizada. A redução de custos faz-se de outra forma: pode contratar alguém que trabalhe somente por algumas horas ou por um projecto pontual. E está a contratar mão-de-obra especializada, que usa os seus próprios equipamentos, que podem iniciar imediatamente sem qualquer formação, que não seja as reuniões iniciais.

Ao contratar um AV, deverá ser efectuado um contrato de prestação de serviços para salvaguardar ambas as partes. Nele, além das condições base, são descritas tarefas, formas de pagamento, e a quantidade de horas, ou planos de horas, que são contratadas.

Para saber quanto poderá necessitar, faça um exercício: anote diariamente durante uma semana, quais as tarefas, e quando tempo é dedicado a cada uma:

• tarefas repetitivas (ex. inserção de produtos, descrições)
• tarefas administrativas (facturação, elaboração de relatórios e apresentações)
• tarefas de comunicação online e conteúdos (redes sociais, atualização de site, artigos sobre o negócio)….
• todas as outras em que perde tempo em pesquisas para as concretizar, por não serem a sua especialidade; aquelas que simplesmente não gosta de fazer ou aquelas que gostaria de poder delegar.

Se estimar que essas tarefas que quer delegar demoram-lhe 10 a 20h por mês, provavelmente será esse o número de horas que necessita de contratar. Mas é na reunião e proposta inicial, após contactar um assistente virtual, que juntos podem descobrir, qual será a contratação adequada às suas necessidades. Sendo que, após um período de contrato inicial, esse número de horas poderá ser ajustado.

A não ser que contrate um plano de horas que permita que o AV ocupe grande parte do tempo do tempo de trabalho ao seu negócio, estes profissionais trabalham em sua grande maioria para diversos clientes e atendem vários deles ao mesmo tempo. No entanto, a relação com um cliente principal é sempre valorizada, e na contratação de planos de avença, geralmente quanto maior a necessidades (e ocupação do tempo), menor o custo por hora do profissional. E apesar de em última instância haver a possibilidade dum AV poder trabalhar para um concorrente directo, todas as informações trocadas sobre o seu negócio, deveriam estar salvaguardadas por um acordo de confidencialidade entre si e o assistente virtual que pretende contratar.

Não existe obrigatoriamente formação específica para trabalhar em assistência virtual. Aliás, é uma profissão recente, que muitas vezes tem resultado de uma reorganização de carreira, de muitos profissionais com experiência e formação base nos mais variados sectores. No entanto, pode vir a ser necessário formação inicial, para quem necessita de ajuda a montar o seu próprio negócio, assim como é aconselhável formação contínua para se especializar em determinadas áreas e assim poder conseguir melhores trabalhos, mais clientes e poder cobrar mais.

Para se iniciar, para além de não ser necessário um curso superior (somente utilizar conhecimentos que já se tem), o processo de aprendizagem pode ocorrer ao seu próprio ritmo. 

Teletrabalho é uma ferramenta das empresas e está prevista na lei como “prestação laboral realizada com subordinação jurídica, habitualmente fora da empresa e através do recurso a tecnologias de informação e comunicação”. Ou seja aplica-se a colaboradores das empresas com contrato de trabalho com as mesmas. Um Assistente Virtual poderá usar as mesmas ferramentas e tecnologias de informação e comunicação para prestar trabalho remoto, mas não terá subordinação jurídica à empresa, mas sim um contrato de parceria ou prestação de serviços.

Slow Marketing é uma abordagem que foca no crescimento orgânico e sustentável, construindo relacionamentos de longo prazo com o público.